手元供養専門店の通販サイト
京都博国屋
山崎 周亮 様
商品の注文や入金などがある商取引において、
「あ、忘れてた」は通用しません。
そんなネットショップ運営の土台を支える重要な裏方として、さまざまな台帳があるととても便利です。ショップサーブで各種台帳を使っていますが、特に「受注台帳」の利用価値は高いです。「注文」「入金」「発送」の各状況が視覚的にわかるので、状況確認が本当に楽になりました。
購入者ごとに異なる注文内容を正確に発送するまでには、多くの確認作業が発生しますが、下記の、１～８の手順のうち、１、２、３、６、８、は、ショップサーブなどのネットショップ専用ＡＳＰサービスを利用すると、購入者の情報や注文内容、決済、入金情報、メールの送受信履歴などが、システム内ですべて連動しているので、煩雑になりがちな作業を効率よく行うことができ、ミスも起こりにくくなります。
1.商品の受注
ネットショップにアクセスした訪問者が購入したい商品をショッピングカートに入れる。その際、住所・氏名・商品名・個数などを記入、決済方法を選択し、注文ボタンをクリック。
2.決済の確認
住所・氏名などの個人情報・商品名・商品個数などの注文情報をネットショップ側で確認。全項目が正しく記入されているか確認。そのとき決済方法も要チェック。
3.自動返信機能で「注文確認メール」を送信
ショップサーブなどのＡＳＰサービスの多くは、注文後、自動的に「注文確認メール」を送る機能を備えている。注文内容はもちろん、宛名も「○○様」と購入者の名前が自動的に差し込まれるので購入者も確認でき、安心できる。
4.商品在庫の確認と検品
決済方法などのチェック終了後、すぐに商品在庫を確認する。万が一、在庫が切れていた場合は、すぐに購入者にメールまたは電話で連絡する
5.梱包作業
購入者が選んだ決済方法が「コンビニ決済の前払い・銀行振込・郵便振替の前払い」の場合、この段階で入金を確認し、その後、商品を発送する。
6.入金の確認
ショップサーブなどのＡＳＰサービスの多くは、注文後、自動的に「注文確認メール」を送る機能を備えている。注文内容はもちろん、宛名も「○○様」と購入者の名前が自動的に差し込まれるので購入者も確認でき、安心できる。
7.商品の発送
購入者が選んだ決済方法が「コンビニ決済・銀行振込・郵便振替の後払い」の場合、入金確認後に商品を発送する。注文後に、商品在庫の確認、商品の検品、梱包をしておく。
なお、商品の発送時期はあらかじめルールを決め、お店ページにわかりやすく記載しておく。
このルールがないと、購入者とのトラブルが生じる可能性があるので気をつける。
8.商品発送メールを送る
商品発送後、購入者に対し発送した旨をメールで送信。
その内容は、「購入のお礼」「購入商品の内容」「宅配会社のURL」などを記載する。
お店から購入者に送信するメールには、商品の受注直後の「ご注文いただきましてありがとうございます。」という注文確認メールや、商品の発送後の「本日発送しました」という発送確認メールなどがあります。
こうしたメールは、どんなに遅くても、２４時間以内に、送信することを目標に、できる限り早く送信しましょう。
ただし、土日など定休日がある場合は、お店ページに「土日は休業のため、メールは月曜日にお送りします。」と注意書きをしておきましょう。
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