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期日までに入金されなかったときの対処法

指定日までに入金がない場合の手順

1.「入金はお済みですか?」とメール送信

まずはやわらかい言い回しを使って催促メールを送る。未払いの多くは「うっかり忘れていた」という理由なので、この段階で決して厳しく追及しないこと。文面は下の例を参考にしてほしい。「入れ違い入金のお詫び」は必須。

確認メール例

2.「いまだ入金が確認できないのですが」と電話をかける

催促メールを送ったにもかかわらず、返事も入金もない場合、電話をする。電話は直接会話ができるので、相手の態度が伝わってくる。ただし、メールと同様、最初から強い態度で電話をかけては相手も攻撃的な態度になる可能性もあるので、あくまで丁重に対応すること。

3.「入金がなければ『内容証明郵便』を送る」と電話する

一度電話したにもかかわらず、入金がない場合は「意図的な未入金」と判断してよい。相手が店主の反応を見ている場合があるので、「法的な手段をとる覚悟がある」ことをしっかりと伝えよう。併せて「○日までに入金がなければ『内容証明郵便』を送る」ことを伝える。多くの場合、この時点で振り込みがある。

4.内容証明郵便を送る

内容証明郵便は、郵便局が「1.郵便を相手に届けた事実」と「2.郵便の内容を証明してくれる」もの。万が一、裁判となったときに証拠になるため、相手に心理的な圧迫感を与える効果がある。それでも振り込みがない場合は、負債額が少なければ諦め、その相手とは今後いっさい取引をしないことが現実的な措置だ。

内容証明郵便とは?
書き方は縦書きの場合、1行20文字以内×26行以内(横書きの場合は1行26字以内×20行以内)。2枚以上になるときは、そのつなぎ目に契印を押す。

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支払い期日に遅れた理由のトップは「うっかりミス」

 商品代金の後払い(銀行振込・郵便振替など)を使用しているネットショップでは、商品代金の未払いに対し、対策を立てておく必要があります。

 まず、大前提として「商品発送後○日以内に入金」というルールを、お店ページや商品発送メールなどにしっかりと明記しておきましょう。

 さて、支払期日が過ぎても、購入者からの入金が確認できない場合、どうすればいいのでしょう。絶対やってはいけないことは、相手が故意に支払っていないと頭から疑うこと。期日に遅れた理由で意外と多いのが「うっかりミス」なので、それを前提に対処しましょう。

 代金未払いが発生したら、下のように段階を追って、対応を変えます。1の「入金を忘れていませんか?」といったメールを送ると、ほとんどの場合解決します。このときのメールは催促することが目的ですが、見た目は「催促状」に見えないように書くのがポイントです。しかし、その後も代金を支払わない場合があるので、そのときは毅然とした態度で接してください。電話連絡をしても振り込まない場合は、「法的措置も辞さない」ことをはっきり相手に伝えましょう。

専用テンプレートのおかげで、
誰がメールを送っても同じように接客できる

 ショップサーブには「メールテンプレート集」が用意されているのですが、「個別確認メール」など、さまざまなメール配信時に活用できます。

 大きなメリットの一つは、業務の標準化を図れるという点です。既存のテンプレートを活用し、あらかじめメール内容を設定しておけば、誰が処理しても同じ内容でお客様に接することができます。ネットショップ運営上、とても効率的で有益です。

 もし、テンプレートがなければ、複数のスタッフで、それぞれ違う内容のメールを送信するリスクがあります。同じ購入者に違う文面のメールが届いてしまっては「前回と書いていることが違う」といったことも考えられます。そうしたトラブルを防ぐには、テンプレートが大きな役割を果たしています。

 メールは、活用次第で店の発展にとても寄与してくれます。たとえば、お客様からのご感想、ご要望、苦情などをお聞きしたい場合、商品出荷後、一定の期間を空けてから「アンケートメール」をお送りすれば、多くの貴重な意見を集められます。返信内容はすべてスタッフが読み、日々の業務改善に役立たせています。

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